¡Llegando al dato preciso! Optimización de la consulta de archivos mediante una gestión documental integral
En tiempo de búsqueda de documentos
de cumplimiento normativo
En almacenes principales
De 16,000 colaboradores
Agilizar la consulta de facturas y asegurar el archivo físico
Nissan Mexicana, líder de ventas de la industria automotriz en México por 16 años consecutivos, enfrentaba un notable desafío en su área de Control Interno: organizar y gestionar eficientemente un vasto archivo con documentación crítica generada a lo largo de más de 60 años.
Este reto incluía la organización de documentos de distintas aréas conteniendo información muy importante para la compañía, referente a sus operaciones, clientes y colaboradores. La persistencia de continuar cumpliendo con la legislación, depurar información obsoleta y digitalizar documentos clave con tal antigüedad, suponía una labor titánica que no debía desenfocarlos de aquello en lo que son expertos y el número uno.
La dispersión geográfica de la documentación, con archivos ubicados a lo largo del país, el creciente volumen de expedientes y la necesidad de implementar distintas normativas locales requería delegar esta labor, obteniendo adicionalmente una solución que no sólo agilizara la consulta y organización de documentos, sino que además asegurara el resguardo digital, seguro y accesible de toda la documentación.
Digitalización de archivo, resguardo físico y digital de documentación clave
Para abordar este desafío, nuestro equipo ha demostrado su capacidad técnica y de relacionamiento al manejar un volumen considerable de información contenida en tal documentación. Las reuniones iniciales se han efectuado de manera virtual derivado de la pandemia, seguidas de visitas físicas a las plantas seleccionadas por Nissan para evaluar y organizar la administración masiva del archivo. Utilizamos un tipo específico de caja de alta resistencia para el resguardo de archivos, y un equipo de trabajo especializado que ha realizado el traslado y digitalización de los documentos en un tiempo récord de dos días.
La alineación con las políticas financieras de Nissan y la implementación de un inventario digital íntegro han sido claves para el éxito del proyecto. El principal desafío ha sido definir la estructura documental adecuada para los usuarios de diferentes áreas, lo que inicialmente ha extendido los tiempos de entrega. Sin embargo, la estrecha colaboración y constante comunicación entre nuestro equipo y Nissan han permitido superar este obstáculo.
Nuestra solución integral que incluye la digitalización y organización de documentos, además del servicio de guarda y custodia de archivo en nuestros centros documentales. El proceso ha comenzado con la depuración de información obsoleta y la digitalización de documentos relevantes. Se ha trasladado la documentación contenida en cajas, desde sus oficinas hasta nuestras instalaciones, donde generamos un inventario exhaustivo y resguardamos los archivos en un entorno seguro.
Implementamos la plataforma de gestión documental DocFlow® para facilitar la consulta digital de expedientes y datos clave, permitiendo un acceso rápido y seguro a la documentación desde cualquier sitio y dispositivo con las credenciales autorizadas. Las capacitaciones interactivas para el personal de Nissan han asegurado una transición fluida al nuevo sistema.
Otro reto ha sido la logística debido a la dispersión geográfica de los archivos, resuelto mediante un servicio eficiente y la previa implementación de DocFlow® para centralizar la documentación de todas sus áreas en una sola plataforma. El cumplimiento de normativas específicas del sector y de cada región, asegurando la conformidad legal de todos los procesos documentales.
Reducción del tiempo de busqueda de facturas de 1 semana al instante.
Cumplimiento de las regulaciones vigentes al 100%.
Centralización digital de expedientes de colaboradores.
Enrolamiento de nuevos ingresos.
Registro de actualizaciones.
Somos tu aliado en el camino hacia la Transformación Digital
Agilización de la consulta
El acceso a consultar facturas y documentos se ha simplificado. Antes requería presencia física en el almacén documental, ahora se puede hacer directamente a través de DocFlow®.
Respaldo digital
Se obtuvieron copias digitales de todos los documentos, asegurando su conservación y facilidad de acceso.
Liberación de espacio físico
Se liberó espacio en el almacén de Toluca, que ahora puede ser utilizado para otras necesidades de la planta de armado de autos.
Búsqueda eficiente
La búsqueda de facturas se optimizó; el tiempo de búsqueda se redujo de una semana a solo 30 minutos.
Cumplimiento regulatorio
Se cumplió totalmente con las normativas vigentes de conservación de documentos.
Ahorro de tiempo y costos
Se redujo significativamente el tiempo y los costos asociados con la búsqueda y consulta de documentos.
Caso de éxito – Nissan
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Agradecemos al equipo de Nissan México por la confianza depositada en DocSolutions. Ha sido un verdadero placer colaborar con ustedes y ser parte de este éxito.
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Business Development Representative
“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.
Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.
“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.
“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.
“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.
“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.