Consultoría en optimización de procesos

Basado en la experiencia como profesionales en la administración de procesos basados en documentos físicos y digitales, DOCSOLUTIONS pone a disposición de sus clientes, un proceso de consultoría de procesos de negocio, que les permita a las organizaciones diseñar los procesos óptimos para lograr los resultados de impacto buscados.

Con un enfoque en los objetivos estratégicos del cliente y con el compromiso de lograr los resultados esperados, en DOCSOLUTIONS realizamos un proceso consultivo previo al inicio del proyecto e iterativo durante la implementación y su ejecución, generando indicadores de impacto que permitan medir que la solución es efectiva respecto de los objetivos planteados. Nuestro proceso de consultoría contempla los siguientes pilares:

DIAGNÓSTICO
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DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
IMPACTO

Digitalización

Este proceso permite que la información que se encuentra en un medio físico se convierta en recurso digital para ser procesada, almacenada o distribuida en dispositivos electrónicos o sistemas de información. Siendo éste el paso inicial de una serie de procesos, es importante manejar adecuadamente la documentación o el recurso físico de acuerdo a sus características propias, ocupando las tecnologías adecuadas para su manejo.
DOCSOLUTIONS es líder en México en procesos de digitalización y gestión documental, habiendo procesado millones de documentos en diversas modalidades, tales como:


• Digitalización masiva centralizada, mediante procesos industrializados de alto volumen.

• Digitalización distribuida, controlada mediante plataformas en la nube.

• Digitalización de libros, planos, y documentos históricos.

• Digitalización de identificaciones.

• Digitalización y captura móvil.

Resguardo y Administración de Documentos​

Resguardo_1

La documentación física y electrónica representa evidencia de actos que debe ser preservada de acuerdo a los lineamientos de las organizaciones respecto de sus propias políticas, o bien derivado de las disposiciones de las autoridades correspondientes.

DOCSOLUTIONS ofrece el resguardo y administración profesional de documentos, tanto en el aspecto físico como electrónico, de una forma óptima y eficiente, como un servicio bajo demanda, minimizando así la necesidad de las organizaciones de incurrir en grandes inversiones para un control correcto de su documentación.

Con 5 Hubs de resguardo y procesamiento documental a nivel nacional, más de 40,000 m2 de espacios físicos y más de 500TB de información almacenada en data centers propios y tercerizados, DOCSOLUTIONS garantiza los más altos niveles de seguridad en términos de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información que administra para sus clientes.

Para el resguardo físico, se cuenta con resguardo de documentación en contenedores, en estantería abierta (open file) o bien, en bóveda para medios magnéticos o documentos valor, que requieran condiciones adicionales de seguridad. La información puede ser consultada bajo niveles de servicio establecidos en el momento que se requiera.

Para el resguardo de documentación electrónica, DOCSOLUTIONS cuenta con la plataforma de gestión documental DOCFLOW®, que permite acceder de forma segura a su información desde cualquier lugar, manteniendo el resguardo de la misma en data centers de clase mundial, con una infraestructura de alta disponibilidad respaldada por sus certificaciones emitidas por el  “International Computer Room Experts Association (ICREA)” en sus niveles III y V.

Asociado al servicio de resguardo, DOCSOLUTIONS ofrece servicios de consulta, inventario de archivos, destrucción física y otros relacionados, todo bajo nuestros estándares certificados de calidad, seguridad y gestión de servicios.

Captura / Generación de Bases de Datos

La gestión de la información desde diversas fuentes y formatos es hoy un reto en cualquier organización. Diariamente se reciben miles de correos electrónicos, facturas, solicitudes, autorizaciones, registros de entrega, reportes de visitas, registros de asistencia, y documentación soporte de trámites en cualquier tipo de formato, tales como fotocopias, documentos escaneados, entre otros.

Las organizaciones deben contar con plataformas y procesos que permitan extraer de dicha documentación, aquellos datos que les son relevantes para un cierto proceso.

DOCSOLUTIONS opera integrando tecnología especializada para extracción de información de forma automatizada (incluyendo Inteligencia Artificial y Machine Learning), y personal experimentado que captura las excepciones, mediante un robusto backoffice que integra personal, sistemas, y procesos estructurados de operación.

Con ello, los datos son inyectados al flujo que le corresponda, para ser utilizados, generando bases de datos explotables, integrando la información mediante web services con los sistemas de nuestros clientes.

Extracción

BPO / Back-Office

BPO

En muchas organizaciones el reto de mantener procesos documentales estructurados, controlados y optimizados en términos de calidad, tiempo y costo, suele ser muy complejo. En particular si se deben atender picos de volumen, niveles de servicio muy cortos, niveles de seguridad muy altos, o una alta transaccionalidad.

DOCSOLUTIONS opera como el back-office más robusto de México. Integrando tecnología, personal especializado y estrictos procesos certificados de control documental, ofrece a sus clientes una solución de punta a punta para operar de forma tercerizada sus procesos de gestión documental conforme a niveles de servicio acordados.

Expertos en Business Process Outsourcing, enfocados en procesos altamente intensivos en documentos, DOCSOLUTIONS brinda soluciones de validación de datos en línea sobre una plataforma en tiempo real, validación e interconexión con servicios de terceros (i.e. INE, RENAPO, listas negras, etc), validaciones de integración correcta y completa de documentación física, validaciones de firmas, validación de identidad mediante rasgos biométricos, mesa de atención a terceros, entre otros.

Al tercerizar su back-office con DOCSOLUTIONS, los clientes reducen sus costos operativos, reducen los riesgos asociados a errores y fallas en el control interno de su documentación, mejoran significativamente los tiempos de atención a sus clientes, mejoran la experiencia del usuario final, posibilitando una mejor captación de clientes e ingresos, además de ganar visibilidad, gobernabilidad y continuidad de la operación.

Near Shore Data Entry

Para información generada en Estados Unidos, DocSolutions ofrece un servicio denominado “Near shore”, que habilita desde México una solución integral que emplea tecnología de captura y reconocimiento de datos, que de manera remota y en conjunto con la experiencia de nuestro personal especializado, logra una extracción perfecta de información.
Utilizamos diversas herramientas de conversión y software, adaptados a cada proyecto, que permiten recibir información en distintos formatos y generar bases de datos estructuradas para una mejor toma de decisiones, obteniendo acceso a datos de alta calidad, precisos, relevantes, de manera oportuna y rentable, con la facilidad de interactuar en una franja horaria similar.
Nuestros servicios incluyen captura de datos en línea o sin conexión, procesamiento de datos, formularios, búsquedas web, minería de datos, edición de imágenes, conversión y limpieza de datos, OCR, escaneo e indexación.

FUNCIONALIDADES
• Entrada y verificación de datos en línea, de imágenes o fragmentos (extractos de información).
• Convierte cualquier formato de entrada en una base de datos estructurada.
• Flujos de trabajo personalizados, BPM o CASE MANAGEMENT para una mejor experiencia del cliente.
• Captura inteligente de datos / formularios y autocompletado de plantillas.
• Análisis de integridad y consistencia de datos, con administración de reglas de negocio.
• Seguridad certificada bajo estándares ISO 27000.

Llámenos al (800) DS 10 000 o escríbanos a info@docsolutions.com

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“Processing, publishing, consulting and managing information, transferring data and images to clients processes according to the Service Catalog’s provisions.”
“Information owned by the client, company or personal data of its workers that is managed by DOCSOLUTIONS in the administration, safekeeping and custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents, physical and electronic file’s management, records and dynamic documents, digitization and electronic document management, development, analysis and validation of databases, design and development of systems, portfolio support documents delivery and receipt, implementation of individualized document management processes, backup administration of computer tapes and disks, administration of promotional materials, as well as the sub-processes and outcoming products or services. ”
“Processes of administration, safekeeping and custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents, physical and electronic management of files, records and dynamic documents, digitization and electronic administration of documents, development, analysis and validation of databases , systems design and development, portfolio support documents delivery and reception, implementation of individualized document management processes, management of backups of computer tapes and disks, administration of promotional materials, as well as the sub-processes and outcoming products or services”.
“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.
“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos.”
“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.