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Inmersión en estrategia cliente
Consultoría en optimización de procesos
Basado en la experiencia como profesionales en la administración de procesos basados en documentos físicos y digitales, DOCSOLUTIONS pone a disposición de sus clientes, un proceso de consultoría de procesos de negocio, que les permita a las organizaciones diseñar los procesos óptimos para lograr los resultados de impacto buscados.
Con un enfoque en los objetivos estratégicos del cliente y con el compromiso de lograr los resultados esperados, en DOCSOLUTIONS realizamos un proceso consultivo previo al inicio del proyecto e iterativo durante la implementación y su ejecución, generando indicadores de impacto que permitan medir que la solución es efectiva respecto de los objetivos planteados. Nuestro proceso de consultoría contempla los siguientes pilares:
DIAGNÓSTICO
- Identificación de áreas objetivo a mejorar
- Diagnóstico proceso as-is y levantamiento de métricas actuales
- Definición de Retorno y métricas esperadas proceso to-be
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
IMPACTO
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Monitoreo KPI´s
- Evaluación de solución en el marco de la estrategia cliente
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Validación de ROI
- Identificación de nuevas oportunidades de eficiencia
Digitalización
Este proceso permite que la información que se encuentra en un medio físico se convierta en recurso digital para ser procesada, almacenada o distribuida en dispositivos electrónicos o sistemas de información. Siendo éste el paso inicial de una serie de procesos, es importante manejar adecuadamente la documentación o el recurso físico de acuerdo a sus características propias, ocupando las tecnologías adecuadas para su manejo.
DOCSOLUTIONS es líder en México en procesos de digitalización y gestión documental, habiendo procesado millones de documentos en diversas modalidades, tales como:
• Digitalización masiva centralizada, mediante procesos industrializados de alto volumen.
• Digitalización distribuida, controlada mediante plataformas en la nube.
• Digitalización de libros, planos, y documentos históricos.
• Digitalización de identificaciones.
• Digitalización y captura móvil.
Resguardo y Administración de Documentos
La documentación física y electrónica representa evidencia de actos que debe ser preservada de acuerdo a los lineamientos de las organizaciones respecto de sus propias políticas, o bien derivado de las disposiciones de las autoridades correspondientes.
DOCSOLUTIONS ofrece el resguardo y administración profesional de documentos, tanto en el aspecto físico como electrónico, de una forma óptima y eficiente, como un servicio bajo demanda, minimizando así la necesidad de las organizaciones de incurrir en grandes inversiones para un control correcto de su documentación.
Con 5 Hubs de resguardo y procesamiento documental a nivel nacional, más de 40,000 m2 de espacios físicos y más de 500TB de información almacenada en data centers propios y tercerizados, DOCSOLUTIONS garantiza los más altos niveles de seguridad en términos de confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información que administra para sus clientes.
Para el resguardo físico, se cuenta con resguardo de documentación en contenedores, en estantería abierta (open file) o bien, en bóveda para medios magnéticos o documentos valor, que requieran condiciones adicionales de seguridad. La información puede ser consultada bajo niveles de servicio establecidos en el momento que se requiera.
Para el resguardo de documentación electrónica, DOCSOLUTIONS cuenta con la plataforma de gestión documental DOCFLOW®, que permite acceder de forma segura a su información desde cualquier lugar, manteniendo el resguardo de la misma en data centers de clase mundial, con una infraestructura de alta disponibilidad respaldada por sus certificaciones emitidas por el “International Computer Room Experts Association (ICREA)” en sus niveles III y V.
Asociado al servicio de resguardo, DOCSOLUTIONS ofrece servicios de consulta, inventario de archivos, destrucción física y otros relacionados, todo bajo nuestros estándares certificados de calidad, seguridad y gestión de servicios.
Captura / Generación de Bases de Datos
La gestión de la información desde diversas fuentes y formatos es hoy un reto en cualquier organización. Diariamente se reciben miles de correos electrónicos, facturas, solicitudes, autorizaciones, registros de entrega, reportes de visitas, registros de asistencia, y documentación soporte de trámites en cualquier tipo de formato, tales como fotocopias, documentos escaneados, entre otros.
Las organizaciones deben contar con plataformas y procesos que permitan extraer de dicha documentación, aquellos datos que les son relevantes para un cierto proceso.
DOCSOLUTIONS opera integrando tecnología especializada para extracción de información de forma automatizada (incluyendo Inteligencia Artificial y Machine Learning), y personal experimentado que captura las excepciones, mediante un robusto backoffice que integra personal, sistemas, y procesos estructurados de operación.
Con ello, los datos son inyectados al flujo que le corresponda, para ser utilizados, generando bases de datos explotables, integrando la información mediante web services con los sistemas de nuestros clientes.
BPO / Back-Office
En muchas organizaciones el reto de mantener procesos documentales estructurados, controlados y optimizados en términos de calidad, tiempo y costo, suele ser muy complejo. En particular si se deben atender picos de volumen, niveles de servicio muy cortos, niveles de seguridad muy altos, o una alta transaccionalidad.
DOCSOLUTIONS opera como el back-office más robusto de México. Integrando tecnología, personal especializado y estrictos procesos certificados de control documental, ofrece a sus clientes una solución de punta a punta para operar de forma tercerizada sus procesos de gestión documental conforme a niveles de servicio acordados.
Expertos en Business Process Outsourcing, enfocados en procesos altamente intensivos en documentos, DOCSOLUTIONS brinda soluciones de validación de datos en línea sobre una plataforma en tiempo real, validación e interconexión con servicios de terceros (i.e. INE, RENAPO, listas negras, etc), validaciones de integración correcta y completa de documentación física, validaciones de firmas, validación de identidad mediante rasgos biométricos, mesa de atención a terceros, entre otros.
Al tercerizar su back-office con DOCSOLUTIONS, los clientes reducen sus costos operativos, reducen los riesgos asociados a errores y fallas en el control interno de su documentación, mejoran significativamente los tiempos de atención a sus clientes, mejoran la experiencia del usuario final, posibilitando una mejor captación de clientes e ingresos, además de ganar visibilidad, gobernabilidad y continuidad de la operación.
Servicios Nearshore
DOCSOLUTIONS ofrece a su base de clientes de Norte América servicios de BPO asociados al procesamiento de documentos, así como capacidades de desarrollo, configuración e implementación de tecnología, haciendo uso de una vasta oferta de talento que se traduce en eficiencias y agilidad para las organizaciones que requieren ampliar su capacidad instalada.
La combinación de la especialización en administración de documentos y automatización de procesos, el aprovisionamiento de infraestructura especializada, entrenamiento estructurado y certificaciones, genera una oferta inigualable para clientes con operaciones en Estados Unidos y Canadá, particularmente en tiempos de escasez de talento y dentro de un contexto de acelerada transformación digital.
FUNCIONALIDADES
• Entrada y verificación de datos en línea, de imágenes o fragmentos (extractos de información).
• Convierte cualquier formato de entrada en una base de datos estructurada.
• Flujos de trabajo personalizados, BPM o CASE MANAGEMENT para una mejor experiencia del cliente.
• Captura inteligente de datos / formularios y autocompletado de plantillas.
• Análisis de integridad y consistencia de datos, con administración de reglas de negocio.
• Seguridad certificada bajo estándares ISO 27000.
Llámenos al (800) DS 10 000 o escríbanos a info@docsolutions.com
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