Se sabe que los documentos son imprescindibles en las empresas, ya que recopila toda la información que se llegue a generar en un espacio centralizado y organizado; su correcta gestión es un aspecto fundamental para las operaciones empresariales para optimizar flujos de trabajo y ahorrar costes.
Con el surgimiento de nuevas tecnologías, ahora es posible guardar los documentos en diferentes formatos sin importar su capacidad o clasificación. Es así, como las empresas se inclinan por una Transformación Digital que les beneficie a largo plazo y puedan asegurar su competitividad en el mercado.
Pero ¿sabía que… existen distintos tipos de documentos empresariales? Y cada una tiene una función particular, tales como:
- Utilidad: Se refiere al uso y/o acceso que proporciona un documento. Es decir, si se trata de canales abiertos tanto digital como físico; se le llama público. Sin embargo, también existe el uso privado que brinda mayor protección al sólo permitir acceso a ciertas personas y organizaciones.
- Informes: Gracias a su función principal de recopilar información, permite gestionar correctamente la toma de decisiones en diferentes áreas internas.
- Contratos y acuerdos: Estos documentos con connotación legal y validez jurídica, es como las partes contractuales pueden lograr el cumplimiento de obligaciones desde versiones digitales hasta físicas.
Una de las formas más efectivas de gestionar los documentos de cualquier índole, es la implementación de tendencias tecnológicas y aprovechamiento de los beneficios que brinda la Transformación Digital.
Transformación Digital y los documentos
La búsqueda de documentos puede resultar muy compleja cuando existen demasiados documentos almacenados y no se cuenta con un gestor documental eficiente. Por lo tanto, el uso de la tecnología brinda ventajas como: practicidad, productividad y eficiencia.
No obstante, la digitalización ayuda a acceder a documentos de manera simple, y en muchos casos, desde cualquier canal. Además, permite eliminar la necesidad de gestionar datos de modo manual, lo que implica mayor reducción de tiempo y costos, así como minimizar errores.
¿Por qué elegir a DocSolutions?
Nuestras herramientas tecnológicas, le permite gestionar documentos de forma eficiente, eliminando el uso del papel y automatizando sus procesos. Asimismo, sus colaboradores, socios y clientes tienen la oportunidad de intercambiar información simultáneamente en tiempo real. Conozca algunos de ellos:
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