¿Por qué es importante un gestor documental para los desafíos del 2023?

La extensa cantidad de documentos y datos es una práctica muy común en las empresas, y esta práctica puede resultar muy compleja cuando no se cuenta con un almacenamiento adecuado o una gestión eficiente. Además, es funcional para agilizar el uso compartido de manera remota y meramente digital.

 

Pero ¿qué es la gestión documental? Se refiere a las normas, prácticas y procedimientos que utiliza una empresa para administrar los documentos; una de sus ventajas es poder estructurar, registrar y controlar los expedientes de forma segura y en cualquier momento, por lo tanto, es un servicio indispensable para las empresas de hoy en día.

 

Su importancia radica en garantizar que la información esté organizada y mantenida bajo un control 100% seguro, independientemente del sector en la empresa se especialice. No obstante, se destaca por ser eficaz, transparente y segura y es conocida como una herramienta tecnológica esencial que ofrece muchas facilidades de trabajo.

Desafíos de la Gestión Documental en la actualidad

Es importante establecer un plan estratégico para la gestión de documentos y minimizar los riesgos asociados con todo el proceso que implica. Desde la digitalización hasta una plataforma adecuada para simplificar los procesos empresariales. Por ello, llevar a cabo una correcta gestión documental en la empresa requiere hacer frente a una serie de desafíos que pueden llegar incluso a cambiar la forma de trabajar de la misma organización tales como:

 

  • Acceso a la información.
  • Seguridad
  • Digitalización.
  • Cumplimiento de normatividad.
  • Capacidad de almacenamiento.

 

Para hacer frente a los desafíos mencionados; conozca nuestro Gestor Documental, capaz de implementar una estructura, registro y control durante el ciclo de vida de los documentos y en apego a la normatividad, convirtiéndolo en una ventaja competitiva a través de la información generada: DocFlow®, el modo más inteligente de trabajar con la información.

¿Qué es DocFlow® y sus ventajas?

Plataforma de gestión documental (Content Service Platform) que estructura, registra y controla expedientes y documentos físicos y digitales, a lo largo de su ciclo de vida en apego a una normatividad interna o externa.

 

Sus principales ventajas son:

 

  • Podrá definir una estructura documental por área y tipo de expediente para una mayor facilidad al momento de buscar y gestionar documentos.
  • Registrar y clasificar expedientes capturando la información más relevante.
  • Realización de búsqueda avanzada de documentos y datos asociados por criterios personalizables
  • Conectividad con sistemas core, vía Web-Service o API’s
  • Segregación de roles y funciones para una mayor administración
  • Almacenamiento de archivos de forma segura.

 

Contamos con distintas capacidades tecnológicas y una infraestructura especializada para dar resultados inmediatos para una Transformación Digital exitosa 2023.

 

Más de 21 años de experiencia y solidez nos respaldan. ¡Contáctenos hoy mismo!

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.