Beneficios de digitalizar los documentos de su empresa

La digitalización de documentos es un proceso cada vez más común en la actualidad. Y se debe a que, la tecnología ha evolucionado en los últimos años y ha permitido a las empresas de cualquier sector, hacer una transición de los archivos físicos al formato digital. En este artículo, hablaremos sobre los beneficios de digitalizar documentos y cómo puede ayudar a su empresa a ser más competitiva y rentable.

Pero, ¿por qué la digitalización es una de las tendencias más populares de la Transformación Digital? En primer lugar, permite que los documentos sean más fáciles de manejar, almacenar y compartir, lo que aumenta la eficiencia y reduce los costos. Además, aumenta la seguridad y protección de los documentos ya que se pueden proteger con cifrado, lo que impide que personas no autorizadas accedan a ellos.

La importancia radica en varios factores clave, entre ellos la capacidad de las empresas para ser más ágiles y eficientes al eliminar la dependencia de los procesos manuales y beneficiarse de una mayor velocidad, precisión y reducción de errores.

Beneficios de la digitalización

 

  • Ahorro de espacio:

Al digitalizar documentos, las empresas pueden reducir el espacio de almacenamiento requerido para documentos físicos, lo que a su vez reduce los costos de almacenamiento y mantenimiento.

  • Mayor accesibilidad y disponibilidad:

Un documento digital puede ser accesible desde cualquier dispositivo en cualquier momento y lugar. Además, no se limita a una sola persona, ya que puede ser consultado simultáneamente por varios usuarios.

  • Agiliza la búsqueda:

La digitalización permite acceder a los documentos de forma instantánea, lo que mejora la eficiencia y la productividad de los procesos.

Al adoptar esta herramienta y aprovechar los beneficios, su empresa puede ser más productiva e innovadora en un mercado cada vez más exigente.

Digitalice sus documentos con DocSolutions

Contamos con distintas herramientas de tecnología avanzada y capacidades tecnológicas e infraestructura especializada para dar resultados de alto impacto y una Transformación Digital exitosa.

Somos líderes en procesos de digitalización de distintas modalidades. Conozca algunos de ellos:

 

  • Masiva centralizada: Mediante procesos industrializados de alto volumen.
  • Distribuida: Controlada mediante plataformas en la nube.
  • Documentos de identidad: Validación de datos de forma ágil y segura.

 

En DocSolutions podemos ayudarle a que digitalice sus documentos de manera correcta mediante estrategias y soluciones que se adapten a las necesidades de su empresa. ¡Contáctenos!

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.