¿Cómo es el proceso de automatización en la gestión de documentos?

¿Cómo es el proceso de automatización en la gestión de documentos?

La gestión de documentos es toda una odisea para las empresas bancarias. El problema principal radica en que el volumen tan alto de datos que se manejan en la actualidad es sumamente complejo, pues vienen en distintas fuentes y formatos.

La automatización de la gestión documental

La automatización dentro de la gestión de documentos es un proceso diseñado para optimizar tiempos, mejorar procesos y trazar un alto grado de eficiencia relacionado con el manejo de información.

La automatización en sí se divide en:

 

  • Procesamiento de datos recibidos:

Se trata de la recopilación automática de toda la información, mediante la cual se valida, para utilizar los datos extraídos.

 

  • Generación automatizada de documentos:

A través de los datos capturados, éste permite generar nuevos documentos, como facturas, contratos o formularios.

¿Cómo funciona nuestro Back Office?

A través de nuestro Back Office, somos especialistas en servicios de captura, entrada, procesamiento, clasificación y validación de documentos e información, los cuales pueden llegar de una serie de fuentes de entrada, como: documentos físicos o electrónicos.

 

Este proceso permite que la información pueda ser procesada, almacenada y distribuida, si es el caso, en dispositivos electrónicos o sistemas de información. Este es el paso inicial de una serie de procesos, por lo que en DocSolutions, manejamos adecuadamente la documentación de acuerdo a sus características propias. Además, generamos soluciones para agilizar la Transformación Digital bancaria.

 

Somos líderes en procesos de automatización, digitalización y gestión de documentos. En 20 años hemos gestionado, de manera correcta, los documentos generados para el sector bancario, a través de un sistema documental ágil y óptimo que permita integrar la información, comunicar sobre actualizaciones o incidencias y optimizar procesos internos.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.