¿Cómo gestionar los documentos de su empresa de una forma fácil y rápida?

Gracias a las tecnologías avanzadas, las empresas podrán utilizar la información de forma más rápida, reducir costos y optimizar el tiempo de sus procesos.

Implementar DocFlow® es una solución que le permite gestionar documentos de forma eficiente, eliminando el uso del papel y automatizando sus procesos. De esta manera, sus colaboradores, socios y clientes tienen la oportunidad de intercambiar información simultáneamente en tiempo real.

¿Cuál es su importancia?

La búsqueda de documentos y la consulta de datos es una práctica común en las empresas, y esta práctica puede resultar muy compleja cuando existen demasiados documentos almacenados y no se cuenta con un proceso de gestión documental eficiente. Por lo tanto, su importancia radica en la practicidad y una forma rápida y precisa de buscar información.

Beneficios de un Gestor Documental:

  • Estructure, registre y controle expedientes en apego a una normatividad interna o externa.
  • Búsqueda avanzada de documentos y datos mediante criterios personalizados.
  • Segregación de roles y funciones (registro, consulta, administrador).
  • Conectividad con sistemas core, vía Web-Service o API ‘s.
  • Rapidez, cumplimiento y reducción de costos.

El objetivo principal de un sistema documental como DocFlow®, es garantizar que toda su información se encuentre de manera organizada y mantenga un control 100% seguro.

3 consejos para integrar un sistema de gestión documental en su empresa:

    1. Identifique los documentos más complejos en cada área de su empresa, comenzando por los procesos que se beneficiarán de implementar una solución de este tipo.
    2. Defina los flujos de trabajo para simplificar los procesos, así como la homogeneización de documentos.
    3. Debe innovar continuamente para que su empresa siga funcionando correctamente en el futuro.

     

    Si usted desea implementar las mejores prácticas para modernizar su empresa, es momento de decirle ¡Hola! al mejor Gestor Documental: DocFlow®. Obtenga una demo gratuita aquí.

¿Cómo funciona DocFlow®?

  • Le permite definir la estructura documental de acuerdo al área o tipo de expediente que se maneje dentro de su empresa.
  • Registra y clasifica los documentos como usted desee.
  • Cuenta con acciones que facilitan la toma de decisiones.
  • Maximiza el valor de sus documentos.
  • Permite la trazabilidad para procesos de auditoría.

 

En DocSolutions lo acompañamos en su Transformación Digital. ¡Contáctenos!

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.