¿Cómo hacer una óptima gestión de documentos?

Actualmente, la principal ventaja de la gestión documental es administrar y organizar los archivos para hacerlos accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar; es la mejor manera de  aumentar el funcionamiento de la empresa y ser más competitivos.

 

Entre los beneficios que destaca una gestión de documentos es:

 

  • Ahorro de costos
  • Optimización de tiempo
  • Aumento de productividad
  • Control de ciclo de vida de los documentos

 

Con las soluciones tecnológicas existentes, beneficia a las organizaciones en términos de agilidad, velocidad y automatización de procesos. Uno de los aspectos más relevantes de gestión de documentos es que potencializa la protección de los datos en virtud de sus numerosos mecanismos de seguridad como encriptación y control de acceso.

Recomendaciones para una óptima gestión

La gestión de documentos es una gran oportunidad para mejorar e incrementar el rendimiento y la funcionalidad de los procesos internos y externos de su empresa. Por ello, a continuación, le enlistamos algunas recomendaciones claves:

  • Revisión y utilidad de los documentos para una efectiva administración.
  • Digitalizar lo esencial para facilitar el método de búsqueda y recuperación.
  • Clasificación de documentos para agilizar tiempos.
  • Centralizar para evitar documentos repetitivos.
  • Control de seguridad.

 

Siguiendo los elementos mencionados anteriormente y el uso de la tecnología, la gestión documental no tiene por qué ser tediosa. Al contrario, sistematizar correctamente es beneficioso a largo plazo.

En DocSolutions le ayudamos a optimizar sus documentos

Diariamente se generan millones de documentos y datos que provienen de diversos medios y se vuelve una tarea cada vez más compleja que requiere una gran diversidad de especializaciones, herramientas y capacidades tecnológicas.

 

Más de 21 años hemos gestionado los documentos generados para cualquier sector, a través de un gestor documental ágil y óptimo que permite integrar la información, comunicar sobre actualizaciones o incidencias y optimizar tiempos/costos.

 

Somos líderes en procesos de automatización, digitalización y gestión de documentos.  ¡Contáctenos para más información!

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.