DocFlow®: ¿Qué es y por qué utilizarlo?

En los últimos años, la tecnología ha llevado a las compañías a mover sus documentos y archivos a otros lugares que les permita mayor seguridad. ¿Por qué nuestro servicio DocFlow® es su mejor opción? ¡Descúbralo!

 

Un servicio gestor documental profesional de documentos como DocFlow® tiene la función de almacenar los archivos generados en su empresa, el cual permite estructurar, registrar y controlar archivos a lo largo de su ciclo de vida y en apego a la normatividad interna y externa.

 

Las principales necesidades que cubre este servicio son:

 

  • Construcción y disposición de un espacio único de consulta
  • Almacenamiento de documentación que facilita el orden de sus datos y evita la duplicidad de la información
  • Ahorro de tiempo y dinero al contar con una plataforma rápida y eficaz

¿Cómo funciona?

Un gestor documental como DocFlow® cuenta con:

 

  • Contenido estable
  • Personas involucradas en cada proceso
  • Sustento de acciones que facilitan la toma de decisiones
  • Definición de una estructura documental
  • Registro y clasificación de expedientes
  • Conectividad con sistemas core, vía Web-Service o API’s

¡Y mucho más!

¿Cuáles son sus ventajas?

La utilización de DocFlow® supone varias ventajas, entre ellas:

 

  • Homogeneización de documentos

Un gestor documental adecuado le permitirá clasificar cada uno de sus archivos para facilitar su consulta y uso.

 

  • Ahorro de tiempo

El uso de DocFlow® le permitirá visualizar cualquier archivo sin importar cuál sea su ubicación. Como consecuencia, le permitirá ahorrar tiempo de traslados y podrá optimizar procesos y posicionarla de una forma más estratégica.

 

  • Mayor gestión empresarial

Tener los documentos necesarios de forma clasificada y ordenada le permitirá ahorrar horas de trabajo en búsqueda de archivos. Con DocFlow® podrá mantener un mayor orden, así como generar sinergia con todos los departamentos para acceder a cualquier clase de información.

 

  • Aumento del retorno de la inversión

Sí, gestionar la información con DocFlow® le permitirá reducir costos y aumentar la calidad de su trabajo.

 

  • Más seguridad

Al contar con su documentación en nuestra plataforma, podrá segregar roles y funciones, así que no cualquier persona podrá acceder a su información.

 

Si usted desea implementar las mejores prácticas para modernizar su compañía, es momento de decirle ¡Hola! al mejor gestor documental. Obtenga una demo gratuita aquí.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.