La consultoría y optmización de procesos de Docsolutions para el sector empresarial

La consultoría y optimización de procesos de DocSolutions para el sector empresarial

Basado en 20 años de experiencia, guiamos a nuestros clientes en el camino de la Transformación Digital, a través de consultorías en automatización de procesos de negocio que les permita trazar lugares óptimos para lograr los resultados deseados.

 Con un enfoque en los objetivos estratégicos del cliente y con el compromiso de lograr las metas esperadas, en DocSolutions ejecutamos un proceso consultivo previo a comenzar cualquier proyecto, esto, con el objetivo de generar mejores resultados.

Nuestro proceso de consultoría

En DocSolutions, antes de ejecutar algún proyecto en específico de Transformación Digital, contamos con los siguientes procesos:

  • Diagnóstico

Desde la inmersión en la estrategia del cliente, lo que busca y hacia donde quiere ir; la identificación de áreas a mejorar y diagnóstico para implementar ciertas tecnologías a sus procesos y así llegar al objetivo; el levantamiento de métricas actuales, la definición de retorno y métricas esperadas, con el fin de tener plena transparencia en cada servicio y producto implementado.

  • Desarrollo e implementación

Con base en las necesidades del cliente, implementamos estrategias y soluciones funcionales. Guiamos su camino para acelerar su Transformación Digital.

  • Impacto

A través del monitoreo de KPI’s, evaluación de soluciones en el marco de la estrategia del cliente, validación de ROI e identificación de nuevas oportunidades, visualizamos el impacto real de nuestras herramientas en el desempeño diario de la empresa.

Nuestras soluciones

  • Digitalización

Este proceso permite que la información que se encuentra en documentos físicos, se conviertan en recursos digitales para ser procesados, almacenados o distribuidos en dispositivos electrónicos. Este es el paso inicial de toda una serie de procedimientos, por lo que es importante manejar de forma adecuada la documentación, utilizando las tecnologías y regulaciones adecuadas para su manejo.

  • Resguardo y Administración de documentos

La documentación física y electrónica representa evidencia de distintos actos que deben preservarse de acuerdo a las políticas y lineamientos de las organizaciones. En DocSolutions ofrecemos el resguardo y administración profesional de documentos de una manera óptima y eficiente.

Para el resguardo físico, contamos con contenedores en estantería abierta o en bóveda para medios magnéticos o documentos de valor.

Para el resguardo electrónico, contamos con DocFlow, que permite acceder de modo seguro a su información desde cualquier lugar.

  • Captura / Generación de bases de datos

La gestión de información desde diversas fuentes y formatos es un reto constante para las organizaciones. Todos los días se reciben miles de correos, facturas, solicitudes, registros, reportes y documentación de cualquier tipo y en cualquier formato. Es importante, por lo tanto, que las organizaciones cuenten con plataformas y procesos que permitan extraer de dichos archivos, los datos más relevantes.

DocSolutions opera integrando tecnología que permite extraer la información de forma automatizada, incluyendo Inteligencia Artificial y Machine Learning.

  • Back-Office

En muchas empresas, el reto es mantener los procesos documentales estructurados, controlados y optimizados. En términos de calidad, tiempo y costo, suele ser muy complejo, y más, si se tienen que atender picos de volumen, niveles de servicio cortos o niveles de seguridad muy altos.

DocSolutions opera como un Back-Office, integrando tecnología, personal especializado y procesos certificados de control documental. Ofrecemos soluciones de punta a punta para operar de manera tercerizada sus procesos de gestión documental.

Además, brindamos soluciones de validación de datos en línea sobre una plataforma en tiempo real, validación e interconexión con servicios de terceros; validación de firmas, identidad, rasgos biométricos y más.

La Transformación Digital está aquí y en DocSolutions contamos con múltiples soluciones para ayudarle a convertir su información en una ventaja competitiva.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.