Este proceso permite que la información que se encuentra en documentos físicos, se conviertan en recursos digitales para ser procesados, almacenados o distribuidos en dispositivos electrónicos. Este es el paso inicial de toda una serie de procedimientos, por lo que es importante manejar de forma adecuada la documentación, utilizando las tecnologías y regulaciones adecuadas para su manejo.
- Resguardo y Administración de documentos
La documentación física y electrónica representa evidencia de distintos actos que deben preservarse de acuerdo a las políticas y lineamientos de las organizaciones. En DocSolutions ofrecemos el resguardo y administración profesional de documentos de una manera óptima y eficiente.
Para el resguardo físico, contamos con contenedores en estantería abierta o en bóveda para medios magnéticos o documentos de valor.
Para el resguardo electrónico, contamos con DocFlow, que permite acceder de modo seguro a su información desde cualquier lugar.
- Captura / Generación de bases de datos
La gestión de información desde diversas fuentes y formatos es un reto constante para las organizaciones. Todos los días se reciben miles de correos, facturas, solicitudes, registros, reportes y documentación de cualquier tipo y en cualquier formato. Es importante, por lo tanto, que las organizaciones cuenten con plataformas y procesos que permitan extraer de dichos archivos, los datos más relevantes.
DocSolutions opera integrando tecnología que permite extraer la información de forma automatizada, incluyendo Inteligencia Artificial y Machine Learning.
En muchas empresas, el reto es mantener los procesos documentales estructurados, controlados y optimizados. En términos de calidad, tiempo y costo, suele ser muy complejo, y más, si se tienen que atender picos de volumen, niveles de servicio cortos o niveles de seguridad muy altos.
DocSolutions opera como un Back-Office, integrando tecnología, personal especializado y procesos certificados de control documental. Ofrecemos soluciones de punta a punta para operar de manera tercerizada sus procesos de gestión documental.
Además, brindamos soluciones de validación de datos en línea sobre una plataforma en tiempo real, validación e interconexión con servicios de terceros; validación de firmas, identidad, rasgos biométricos y más.
La Transformación Digital está aquí y en DocSolutions contamos con múltiples soluciones para ayudarle a convertir su información en una ventaja competitiva.