La digitalización de documentos como una alternativa más segura en las empresas

La digitalización es parte de una Transformación Digital exitosa y requiere de herramientas tecnológicas capaces de procesar diversos archivos y documentos en un formato digital. Digitalizar los documentos nos brinda una serie de beneficios que nos permiten proteger de manera segura la información y mantenerla siempre disponible para cuando sea necesario.

Estas son algunas de las ventajas que ofrece la Digitalización:

  • Reduce costos, ya que no hay necesidad de producir papel.
  • Se puede acceder a cualquier archivo desde cualquier lugar y dispositivo.
  • La probabilidad de fraude se reduce por completo.

 

Hoy en día, las empresas se desenvuelven en un mundo donde es importante mantenerse a la vanguardia mediante herramientas como la digitalización de archivos para disminuir tiempos y costos. A medida que la tecnología evoluciona, los procesos y necesidades empresariales requieren de más herramientas digitales.

Nuestro servicio de Back-Office es un servicio integral de captura inteligente, entrada, procesamiento, clasificación y validación de documentos provenientes de cualquier entrada. 

Entre sus principales funciones está:

  • Validación de datos en tiempo real
  • Interconexión con servicios de terceros (i.e. INE, RENAPO, listas negras, etc).
  • Uso de tecnología avanzada para validar mediante rasgos biométricos.
  • Tercerización de procesos para gestión documental conforme a niveles de servicio acordados.

La digitalización y sus modalidades

En DocSolutions somos líderes en la digitalización habiendo procesado millones de documentos a lo largo de más de 20 años de experiencia y solidez. Conozca las modalidades existentes:

  • Masiva centralizada: Para procesos industrializados de alto volumen.
  • Distribuida: Controlada mediante plataformas de nube.
  • Documentos de identidad: Validación de datos de forma ágil y segura. 

Estas clases de herramientas son imprescindibles ya que ayudan a analizar e interpretar mejor los datos, mejorar el flujo de trabajo y optimizar el tiempo. Cabe mencionar que, en DocSolutions podemos ayudarle a que complete de forma exitosa su Transformación Digital, mediante estrategias y soluciones que se adapten a sus necesidades empresariales.

Somos su mejor opción.

Contamos con distintas herramientas de tecnología avanzada que permiten a nuestros clientes reducir costos operativos. Utilizamos diversas herramientas de conversión y software, adaptados a cada proyecto, que permiten recibir y digitalizar información en distintos formatos y generar bases de datos estructuradas para una mejor toma de decisiones, obteniendo acceso a datos de alta calidad, precisos, relevantes, de manera oportuna y rentable, con la facilidad de interactuar.

Conozca todos nuestros servicios de Digitalización que lo llevará a una Transformación Digital exitosa y sostenible.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.