La importancia de la digitalización de documentos en las empresas

La información es la base fundamental en los procesos empresariales, por lo que buscar métodos o herramientas tecnológicas para protegerla de la mejor manera no solo permite controlar la información, sino que les ayuda a mantener los estándares de seguridad y calidad. La digitalización es parte de una Transformación Digital exitosa para manejar diversos archivos y documentos en formato digital.

 

La importancia de esta herramienta tecnológica se ve reflejada en el aumento de productividad y la eficiencia que a su vez, permite ahorrar tiempo y costos.

 

Estas son algunas de las ventajas que ofrece la Digitalización:

  • Reduce costos, ya que no hay necesidad de producir papel.
  • Se puede acceder a cualquier archivo desde cualquier lugar y dispositivo.

La probabilidad de fraude se reduce por completo.

La Digitalización en DocSolutions

Para que las empresas funcionen correctamente en su sector, debe adoptar ciertas herramientas que permitan la digitalización de sus documentos y archivos de una forma segura y sencilla.

En DocSolutions somos líderes en la digitalización habiendo procesado millones de documentos a lo largo de más de 21 años de experiencia y solidez. Conozca las modalidades existentes:

  • Masiva centralizada: Para procesos industrializados de alto volumen.
  • Distribuida: Controlada mediante plataformas de nube.
  • Documentos de identidad: Validación de datos de forma ágil y segura.

 

Además, gracias a las soluciones de digitalización, es posible potenciar el esquema remoto. Cualquier usuario podrá acceder a la información necesaria, según los permisos de acceso que posea, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Incluso, es una excelente opción para eliminar gastos derivados en el papel, impresión y de mantenimiento de los equipos.

Conozca nuestros servicios enfocados a la Digitalización.

  • DocFlow®

Le permite estructurar, registrar y controlar el ciclo de vida de sus documentos y en apego a una normatividad vigente. Así como realizar búsquedas avanzadas de documentos, emitir notificaciones de acciones mediante sistemas core vía web-services y APIs.

 

 

  • Back-Office

Servicio de captura y validación de datos y documentos de forma tercerizada para llevar un registro de expedientes y documentos estructurados y validados a lo largo del ciclo de vida de sus clientes.

 

Contamos con distintas herramientas de tecnología avanzada y capacidades tecnológicas e infraestructura especializada para dar resultados inmediatos que permiten a nuestros clientes. ¡Conozca todos nuestros servicios de Digitalización que lo lleva a una Transformación Digital exitosa y sostenible! Más información aquí.

 

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.