Transformación Digital: ¿Automatización o digitalización?

¿Sabía que existe una gran diferencia entre la automatización y la digitalización? Cuando se habla de cada concepto como parte de la Transformación Digital, se refiere a una serie de procesos apoyada por la tecnología, sin embargo, no son iguales.

 

Antes que nada, empecemos hablando sobre la Transformación Digital: es un concepto que se refiere a la adaptación del mundo actual para que las empresas puedan seguir destacando. En otras palabras, se encarga de modificar un modelo de negocio para ajustarse a las necesidades de los clientes actuales, desde un mayor servicio a cliente hasta estrategias que permitan mejorar los procesos de la organización, permitiendo acelerar los resultados y ofrecer una serie de ventajas competitivas que desarrolle la empresa.

Automatización Inteligente

La Automatización Inteligente es un conjunto de tecnologías que combina el diseño de procesos apoyado en la automatización de procesos robóticos y el aprendizaje automático.

En otras palabras, la automatización es un conjunto de mejoras en los procesos, los cuales ayudan a eliminar tareas repetitivas, permiten mejorar la rentabilidad y destacar del resto.

De acuerdo con un estudio de la consultora McKinsey, las empresas que han automatizado sus procesos han logrado una media de automatización del 50% al 70% de las tareas, permitiendo reducir costos, tiempo efectivo y con un retorno de inversión más alto.

Digitalización

La digitalización permite transformar las actividades de una empresa, de lo físico a lo digital.

La digitalización es parte de la Transformación Digital de las empresas y requiere de herramientas que permitirán procesar una serie de archivos y documentos a un formato meramente digital. Como ejemplo de la digitalización se encuentra el escaneo de documentos para almacenarse en la nube, dejar de usar archivos físicos y utilizar cualquier elemento desde una computadora.

Beneficios

Los principales beneficios de la automatización son:

 

  • Liberar las tareas repetitivas

A través de la automatización, podrá liberar a sus trabajadores de tareas rutinarias, lo que permitirá darle al área una mayor eficiencia y una mejor planificación de trabajo.

 

  • Minimizar riesgos y errores

Al automatizar procesos puede minimizar cualquier riesgo de una entrada incorrecta de datos.

 

  • Mayor agilidad y velocidad

La automatización contribuye a acelerar de una mejor manera el procesamiento de datos y agiliza la implementación de cambios de forma correcta.

 

  • Rentabilidad

La correcta implementación de la automatización de procesos permite dejar de incurrir en grandes inversiones, pues los departamentos funcionan más rápido y de forma más efectiva, lo que permite mejorar la rentabilidad de las empresas.

 

En el caso de la digitalización:

 

  • Reducción de costos

No es necesaria la producción de papel

 

  • Mejor organización

La gestión de documentos digitales vuelve más eficiente su uso, ya que se encuentra en un solo servidor.

 

  • Accesibilidad

Su empresa puede acceder a archivos en cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a internet.

 

  • Seguridad

A diferencia de la documentación física, la probabilidad de fraude es nula.

 

Hoy en día, la combinación de ambos modelos permite a las empresas ser parte de una Transformación Digital exitosa. En DocSolutions le prestamos atención a las necesidades de su compañía; analizamos la forma de ayudarlo y guiarlo a través de las mejores prácticas y 20 años de experiencia. ¡Diga Hola a DocSolutions!

 

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.