¿Cómo la digitalización permite reducir costos?

¿Cómo la digitalización permite reducir costos?

La Digitalización de documentos juega un rol muy importante en los procesos empresariales, ya que permiten reducir gastos y mejorar el presupuesto de las compañías.

 

En la actualidad, la tecnología permite intervenir de forma sencilla y eficaz en distintas áreas estratégicas, de operación y gestión, permitiendo una mayor satisfacción al usuario final. Es precisamente en este punto que surge un desafío: lograr el equilibrio entre la producción y los costos de operación que implica. De allí, el interés de ser parte de la Transformación Digital a través de la digitalización de documentos.

 

Las empresas se desenvuelven en un mundo donde es importante mantenerse a la vanguardia y si es posible, mediante herramientas que permitan a las organizaciones digitalizar archivos para disminuir tiempos y reducir costos de inversión.

Digitalización a favor del medio ambiente

El uso de las distintas tecnologías disponibles, permiten generar un impacto profundo en la sociedad y el medio ambiente, aportando distintas herramientas que ayudan a minimizar la huella en el planeta. En DocSolutions, empresa con más de 20 años de experiencia, contamos con distintas soluciones para guiar a las compañías, no solo a una digitalización exitosa, sino a la eficiencia de sus operaciones y volverse más amigables con el medio ambiente.

 

Las empresas no solo deben asumir un rol activo que va más allá de la generación de empleos y productividad, también actúan como agentes de cambio, y la sustentabilidad es uno de los pilares fundamentales para las organizaciones de hoy en día.

Principales tendencias

Para que las empresas funcionen correctamente en su ramo, deben adoptar ciertas herramientas que permitan la digitalización de sus documentos y archivos de una forma segura y sencilla:

  • Minimizar papelería

En muchas empresas, es normal que el gasto principal provenga de la papelería que se utiliza. La digitalización es una excelente opción para eliminar estos gastos derivados en el papel, impresión y de mantenimiento de los equipos. Incluso resulta una gran alternativa de ahorro relacionada con la gestión y los archivos físicos que genere el giro de las empresas.

  • Back-Office

Hacerse de servicios de captura y validación de datos y documentos mediante un tercero como DocSolutions, le permitirá a su empresa llevar un registro de expedientes y documentos estructurados y validados a lo largo del ciclo de vida de sus clientes. Nuestro Back-Office es un servicio integral de captura inteligente, entrada, procesamiento, clasificación y validación de documentos provenientes de cualquier entrada.

Además, están disponibles en sitio o de manera remota y abarcan diferentes herramientas de conversión y plataformas de software a la medida de sus necesidades.

  • DocFlow®

Uno de los grandes avances tecnológicos lo representan los gestores documentales como DocFlow®, que permite el acceso desde cualquier dispositivo y lugar.

Nuestro gestor documental permite la reducción de inversiones en materia de infraestructura y equipamiento tecnológico, lo que se traduce en una mayor optimización de recursos. DocFlow® le permitirá estructurar, registrar y controlar el ciclo de vida de sus documentos y en apego a una normatividad vigente. Realice búsquedas avanzadas de documentos, emita notificaciones de acciones, integre sistemas core vía web-services y APIs; genere reportes personalizados, tableros en línea y mucho más.

Si bien es cierto que a medida que un negocio crece, necesita de más herramientas que permitan complementar las tareas y logren una mayor cobertura. La integración de nuestras herramientas digitales, forman parte de un proceso sencillo y adaptado a sus necesidades.

En DocSolutions prestamos atención a cada detalle para que el proceso de adaptación y digitalización sea el mejor posible.

Si desea comprobar cómo su organización puede mejorar la productividad y reducir costos, contáctenos y obtenga toda la información que necesite.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.