La creación de un expediente único para cada cliente en el sector bancario

La creación de un expediente único para cada cliente en el sector bancario

Un expediente único le funciona a los bancos para reducir sus costos de manera significativa

Expediente único

A lo largo de los años, la banca en México ha experimentado una serie de procesos para beneficiar a los usuarios y ofrecerles más y mejores servicios. En la actualidad, tienen la oportunidad de controlar los expedientes de los usuarios finales de una forma segura y eficiente, mediante un expediente único que acompaña el proyecto de la Transformación Digital bancaria.

Pero, ¿qué implica? La respuesta es sencilla: reducción de costos y aumento en la seguridad, gracias a los procesos digitales.

A causa de la creación de un expediente único, el sector bancario puede garantizar el expediente de dos formas:

  • En el caso de los procesos con papel, el banco inicia recopilando estos archivos hasta que completa un expediente físico. Una vez terminado el proceso, se resguarda con nuestro servicio de Document Storage. En el mejor de los casos, esto puede protegerse a través de un respaldo digital.
  • En el caso de los procesos digitales, el banco inicia su operación digitalizando de forma separada cada elemento que conforma el expediente. Al final, se utiliza un gestor como DocFlow®, el cual permite gestionar toda la clase de información digital. Mediante procesos digitales estandarizados, es fácil revisar cada elemento por separado, con el fin de corroborar, consultar y modificar.
  • Si por alguna razón, el proceso bancario requiere resguardar documentos originales en físico, la cantidad de papel será sumamente menor, porque las copias ya no existirán, ya que hay un expediente digital resguardándolo.

Características de un expediente único

Un expediente único debe ser un elemento que unifique toda la información que proporcionan los clientes.

  • El expediente único es digital.
  • Debe contar con herramientas y tecnologías adecuadas para que el expediente sea seguro.
  • Cada elemento del expediente se recolecta de forma individual.
  • La trazabilidad es indispensable para saber quiénes pueden modificar el expediente.
  • El expediente único debe modificarse en tiempo real para que todos los involucrados accedan a él.

Beneficios

  • Todas las personas que contengan los permisos adecuados, pueden acceder al expediente.
  • No existen otras versiones, todo es único.
  • Si hay un problema con el expediente, las personas que pueden acceder, se enterarán.
  • Ahorro de espacio físico.

En DocSolutions brindamos una solución para acceder a la información que proviene de distintos ecosistemas en los que opera el banco a través de la creación de un expediente único que permite crear, vincular y administrar la información asociada a cada cliente. Es momento de sumar dentro de la Transformación Digital bancaria, y en DocSolutions tenemos más de 20 años de experiencia guiando al sector dentro de la automatización y digitalización.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.