La gestión documental en el sector logístico

La gestión documental en el sector logístico

Una empresa logística recibe cientos y cientos de documentos al día, la mayoría en formato papel, por lo que un gestor documental facilita los procesos repetitivos y el trabajo diario de las compañías del sector.

 

La gestión documental abarca, cada vez más, distintos sectores de trabajo. No se desarrolla en un único ámbito empresarial, lo que provoca que su expansión aumente de forma exponencial. Dentro de todos los sectores, el logístico es uno de los más importantes.

Gestión documental y logística

El sector logístico se caracteriza por recibir un gran volumen de documentación, como: pedidos, facturas, trámites y más, por lo que mensualmente se pueden llegar a recibir miles de documentos de valor.

Con este gran número de entradas, los errores humanos se vuelven más comunes de lo habitual, lo que pueden provocar pérdidas, deterioros o ralentización de procesos.

Además, almacenar las grandes cantidades de archivos no es una tarea fácil, ya que, si son físicos, pasarán a un montón de cajas que en el futuro pueden perderse; si son digitales y no se estandarizan, puede ser un gran problema de organización al trabajar con ellos.

La gestión documental es una de las mejores herramientas que nos proporcionan las nuevas tecnologías y dentro del sector logístico se posiciona como uno de sus grandes pilares. Además, se destaca por ser eficaz, transparente y segura. Por lo que estos rasgos lo sitúan como esencial dentro de las tecnologías, y no es para menos, en la actualidad ofrece muchas facilidades de trabajo.

Ventajas

Las empresas logísticas deben tener en cuenta sus necesidades y objetivos para adaptarse de una forma más rápida a la Transformación Digital. Por ejemplo, hoy en día contamos con un producto que estructura, registra y controla todo el ciclo de vida de los documentos, convirtiéndolo en una ventaja competitiva a través de la información generada: DocFlow®, nuestro gestor documental, ofrece las siguientes ventajas:

  • Podrá definir una estructura documental por área y tipo de expediente para una mayor facilidad al momento de buscar y gestionar documentos
  • Registrar y clasificar expedientes capturando la información más relevante
  • Organización de expedientes de acuerdo con las políticas de clasificación ya definidas
  • Realización de búsqueda avanzada de documentos y datos asociados por criterios personalizables
  • Conectividad con sistemas core, vía Web-Service o API’s
  • Definición de acciones a expedientes de acuerdo con un flujo de trabajo predefinido o personalizado
  • Generación de reportes personalizados y tableros en línea exportables a diferentes formatos
  • Segregación de roles y funciones para una mayor administración
  • Almacenamiento de archivos de forma segura. Cada entrega que se produzca se va a guardar y conservar de manera segura, ya que se pueden digitalizar una gran cantidad de archivos.

 

Ayudamos a las instituciones de seguros a hacer que la información y el conocimiento funcionen. La gestión documental nunca había sido tan sencilla, con DocFlow podrá registrar, controlar y consultar expedientes en apego a la normatividad vigente. El modo más inteligente de trabajar con la información está en DocFlow.

En DocSolutions contamos con un equipo de profesionales preparados para implementar la tecnología necesaria para que su empresa cumpla con los estándares de la industria. Contáctenos, estamos para servirle.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.