La importancia de la gestión documental y automatización de procesos dentro del sector logístico-Guillermo Oropeza para T21

Guillermo Oropeza nuestro Director de Innovación y Desarrollo de Negocios,  fue la pluma invitada para la redacción de este articulo de la revista T21.
 
En la actualidad, se generan millones de documentos que provienen de diversas fuentes, por lo que estandarizar y estructurar la información es una tarea compleja para las empresas, y el sector logístico no es la excepción. Los desafíos más comunes giran alrededor del orden y la sistematización de actividades dentro de su cadena de valor, las cuales pueden llegar a ser muy repetitivas y van desde la creación y distribución, hasta que el producto final llegue a manos del cliente.

Algunos factores para considerar dentro una óptima implementación de un sistema de gestión documental son:

Digitalización de la información

Es el primer paso para promover e implementar una adecuada transformación digital dentro de una organización, la cual puede estar enfocada en la documentación histórica que aún esté vigente o bien en los documentos generados a partir de una fecha específica. Esto permite sentar las bases para una transformación de procesos de raíz, además de estructurar la información para convertir los datos en insumos de valor que nos ayuden a realizar análisis predictivos sobre la operación.

Workflows documentales personalizados

Los procesos controlados a partir de flujos de trabajo son muy útiles para dar guía a la operación y la comunicación entre todos los involucrados. Estos workflows, además de interactuar con los sistemas preexistentes, se les puede agregar documentación específica de interés y otorgarles validez a través de herramientas como la firma electrónica avanzada o electrónica simple. Los motores de reglas de negocio con que cuentan típicamente estas herramientas permiten configurar acciones personalizadas que se apeguen al 100% a los procesos de cada organización.

Automatización de procesos

Los procesos logísticos están compuestos por pasos, tareas cíclicas y repetitivas, por lo que, a través de plataformas de automatización de procesos y gestión documental es posible mapear, documentar y sistematizar dichas tareas. Para ello, es necesario como paso previo, identificar y ponderar la relevancia de cada una de estas tareas y el impacto que tienen dentro de los indicadores del proceso en general. Con esto, es posible determinar qué tareas son susceptibles y relevantes para ser automatizadas con el fin de agilizar la operación, minimizar costos y brindar la flexibilidad suficiente para cumplir con las demandas cambiantes del mercado y las regulaciones externas.

Ciclo de vida de los documentos y Business Intelligence

Una estrategia eficiente de gestión documental puede ayudar a una organización a llevar un control adecuado del ciclo de vida de los documentos dentro de la cadena de suministro, así como analizar flujos específicos a través de analíticos; por ejemplo: mediante estos sistemas es factible analizar el flujo de mercancías por medio de la documentación generada, asociada a cada fase del proceso de producción y distribución. Además, es posible acceder a la información histórica del archivo y conocer las diferentes versiones y estatus por los que ha pasado el documento y los datos que se han agregado en los diferentes puntos del proceso, tales como: prueba de entrega, firma del responsable de compras del cliente, entre otros. Todo esto es visible en tableros de analíticos con los cuales se pueden ver métricas sobre la eficiencia y la eficacia del sistema logístico, detectando errores, desviaciones, cuellos de botella e incidencias en general. 

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.