La extensa cantidad de documentos y datos es una práctica muy común en las empresas, y esta práctica puede resultar muy compleja cuando no se cuenta con un almacenamiento adecuado o una gestión eficiente. Además, es funcional para agilizar el uso compartido de manera remota y meramente digital.
Pero ¿qué es la gestión documental? Se refiere a las normas, prácticas y procedimientos que utiliza una empresa para administrar los documentos; una de sus ventajas es poder estructurar, registrar y controlar los expedientes de forma segura y en cualquier momento, por lo tanto, es un servicio indispensable para las empresas de hoy en día.
Su importancia radica en garantizar que la información esté organizada y mantenida bajo un control 100% seguro, independientemente del sector en la empresa se especialice. No obstante, se destaca por ser eficaz, transparente y segura y es conocida como una herramienta tecnológica esencial que ofrece muchas facilidades de trabajo.
Desafíos de la Gestión Documental en la actualidad
Es importante establecer un plan estratégico para la gestión de documentos y minimizar los riesgos asociados con todo el proceso que implica. Desde la digitalización hasta una plataforma adecuada para simplificar los procesos empresariales. Por ello, llevar a cabo una correcta gestión documental en la empresa requiere hacer frente a una serie de desafíos que pueden llegar incluso a cambiar la forma de trabajar de la misma organización tales como:
- Acceso a la información.
- Seguridad
- Digitalización.
- Cumplimiento de normatividad.
- Capacidad de almacenamiento.
Para hacer frente a los desafíos mencionados; conozca nuestro Gestor Documental, capaz de implementar una estructura, registro y control durante el ciclo de vida de los documentos y en apego a la normatividad, convirtiéndolo en una ventaja competitiva a través de la información generada: DocFlow®, el modo más inteligente de trabajar con la información.
¿Qué es DocFlow® y sus ventajas?
Plataforma de gestión documental (Content Service Platform) que estructura, registra y controla expedientes y documentos físicos y digitales, a lo largo de su ciclo de vida en apego a una normatividad interna o externa.
Sus principales ventajas son:
- Podrá definir una estructura documental por área y tipo de expediente para una mayor facilidad al momento de buscar y gestionar documentos.
- Registrar y clasificar expedientes capturando la información más relevante.
- Realización de búsqueda avanzada de documentos y datos asociados por criterios personalizables
- Conectividad con sistemas core, vía Web-Service o API’s
- Segregación de roles y funciones para una mayor administración
- Almacenamiento de archivos de forma segura.
Contamos con distintas capacidades tecnológicas y una infraestructura especializada para dar resultados inmediatos para una Transformación Digital exitosa 2023.
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