Ventajas de un gestor documental en el sector bancario

En la actualidad, el sector financiero necesita procesar y almacenar un volumen muy alto de documentación de sus clientes, por lo que, un gestor documental es la mejor opción para mejorar procesos internos.

La transformación digital en la banca debe ir de la mano con las regulaciones y políticas, competencias e innovación, para que se logre de manera exitosa y todas las partes involucradas gocen de seguridad y eficacia.

El gestor documental

Hoy en día, las empresas del sector bancario necesitan utilizar nuevos métodos y soluciones para almacenar la información de los clientes. Con un gestor documental su organización podrá acceder a información ordenada, segura y filtrada de acuerdo a sus intereses y necesidades.

 

Un gestor documental se refiere al conjunto de herramientas que se utilizan para administrar cualquier tipo de documentos que formen parte de una empresa, lo que permite utilizarla en cualquier momento, controlarla en tiempo real y manipularla dentro de sus procesos internos. Los archivos más comunes dentro de un gestor son los documentos como actas, informes, facturas, contratos, etc.

Ventajas de un gestor documental

  • Reducción de costos

Administrar documentos de miles de clientes supone un elevado costo para las entidades financieras. Mediante un gestor documental adecuado, estos costos lograrían disminuir, pues todos los archivos se concentrarían en un solo lugar.

 

  • Reducción de tareas manuales

Manejar documentos en papel implica gastar recursos en actividades manuales, por lo que, un correcto gestor documental disminuirá el uso de papel y tareas repetitivas que exigen mucho tiempo.

  • Clientes felices

A través de un gestor documental, los bancos pueden ofrecer, de forma sencilla y rápida, información relacionada con sus cuentas. Además, abre la puerta a adquirir productos financieros vía remota, lo que se traduce en menor tiempo de espera y clientes satisfechos.

 

  • Apego a la normativa vigente

Los bancos están obligados a cumplir con las normas y reglamentos legales, por lo que puede ser complicado que, cuando no se administren los archivos a través de un gestor documental, sea difícil solventar dichos requisitos.

 

  • Mejor flujo de trabajo

A través de un gestor documental su empresa puede asignar roles para que los empleados puedan encontrar toda clase de documentos de una forma fácil y rápida.

Le presentamos DocFlow®, nuestro gestor documental diseñado para estructurar, registrar y controlar expedientes y documentos, a lo largo de su ciclo de vida y en apego a una normatividad interna o externa. Con nuestro gestor documental podrá personalizar flujos de trabajo; registrar y clasificar expedientes; definir acciones concretas; agregar roles específicos y generar reportes personalizados.

 

En DocSolutions ofrecemos servicios y soluciones de acuerdo a sus necesidades. Contáctenos para obtener más información de nuestros servicios y destaque dentro del sector bancario.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.