Beneficios de Guarda y Custodia de documentos para su empresa

Para las empresas es importante llevar un correcto manejo de sus documentos, sin embargo, a veces éste factor se vuelve un problema pues genera, para los documentos físicos, mucho espacio del que se puede aceptar; para los documentos electrónicos, es pensar en un almacenamiento extra y ralentizar sus operaciones.

En este artículo le contaremos sobre los beneficios que ofrece la Guarda y Custodia externa, a través de empresas especializadas como DocSolutions.

Ventajas de un servicio externo de Guarda y Custodia

  • Seguridad

La seguridad es clave para sus procesos internos y garantiza la correcta gestión de los documentos de sus clientes, por lo que, un servicio externo de Guarda y Custodia es ideal para usted. En la actualidad, existen herramientas que le permiten controlar los accesos y realizar cualquier tipo de modificación de sus documentos. Además, garantiza total confidencialidad.

  • Almacenamiento

Contar con un buen espacio de almacenamiento es clave para poder realizar sus operaciones de forma óptima y segura. Contar con una empresa de Guarda y Custodia le permitirá acceder a un almacén físico y digital demasiado amplio, lo que le permitirá liberar espacio en su lugar de trabajo, así como optimizar costos.

  • Acceso

Esta clase de servicios de empresas externas a menudo son accesibles y le aseguran a su empresa una disponibilidad inmediata para obtener sus archivos cuando lo necesite. Además, si cuenta con documentos en línea, puede acceder desde cualquier dispositivo con internet.

  • Optimización de procesos

Sabemos que para las empresas, una preocupación muy recurrente es la seguridad de la documentación que se maneja. Por eso, externalizar este almacenamiento con una compañía que tenga certificaciones, infraestructura y tecnología es fundamental, ya que puede optimizar sus procesos internos, pues no está gastando en bóvedas o espacio de almacenamiento, al contrario, este sistema funciona bajo demanda

Guarda y Custodia de DocSolutions

En DocSolutions contamos con Guarda y Custodia, el servicio de resguardo y administración profesional de documentos físicos y electrónicos, pensado en cubrir las necesidades de las empresas que incurren en grandes inversiones para un control de su documentación.

Contamos con infraestructura y tecnología a la altura de sus operaciones:

  • Más de 1,500 colaboradores y logística correcta para la recolección de sus documentos.
  • 5 Hubs de resguardo y procesamiento documental a nivel nacional.
  • Más de 40,000 m² de espacio físico.
  • Más de 500 TB de información almacenada en data centers propios y tercerizados.
  • Para el resguardo de documentos electrónicos, contamos con DocFlow®, plataforma que le permite acceder desde cualquier lugar de forma segura.
  • Certificaciones ISO en calidad (90001), seguridad de información (27000) y gestión de servicios (20000).

Garantice la seguridad de sus documentos con nuestro servicio de Guarda y Custodia y maximice el valor de su información. ¿Está interesado? Escríbanos dando clic aquí.

Compartir:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Publicaciones

Contáctenos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

Contáctanos

“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

Contáctanos

Contáctanos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctanos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctenos

Contáctanos

“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.