La importancia de un gestor documental para su empresa

En la actualidad, la documentación que genera una empresa se incrementa de forma exponencial, por lo que es importante mantener un buen control y evitar algún problema a futuro. Existen empresas especializadas que pueden ayudarle a gestionar sus documentos y mantener un orden dentro de sus procesos.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental se refiere a las normas, prácticas y procedimientos que utiliza una empresa para administrar los documentos que forman parte de una compañía en específico. Una de sus ventajas es que el interesado puede estructurar, registrar y controlar los expedientes de forma segura y en cualquier momento. La gestión documental, por lo tanto, es un servicio indispensable para las empresas de hoy.

¿Por qué es importante un gestor documental?

El objetivo de un sistema documental es garantizar que toda su información se encuentre de manera organizada y mantenga un control 100% seguro.

En definitiva, un gestor documental puede contribuir a que su compañía siga creciendo ya que usted puede controlar todo el papeleo que se genera dentro de una empresa. No importa si usted es parte de un negocio grande o pequeño, todas las compañías, independientemente de su sector, manejan información sensible todos los días, de ahí, la importancia de contar con una empresa aliada que le ayude a administrar su información.

Conozca DocFlow®

Recuerde, el objetivo principal de una empresa radica en contar con una buena gestión documental para simplificar el trabajo, reducir costos y generar una mayor productividad.

Le presentamos nuestro servicio DocFlow®, el servicio con el que podrá estructurar, registrar y controlar sus expedientes, no importa si son físicos o digitales, de manera segura, rápida y en apego a la normatividad vigente.

Su funcionamiento es muy sencillo:

  • Le permitirá definir la estructura documental de acuerdo al área o tipo de expediente que se maneje.
  • Registre y clasifique los documentos como usted prefiera. Además, podrá capturar la información más relevante del expediente.
  • Organice sus expedientes de acuerdo a sus flujos de trabajo.
  • Busque y filtre los datos asociados a sus documentos a través de criterios libres y personalizados.
  • Capaz de conectarse con sistemas core, vía Web-Service o API’s.
  • Notificaciones personalizadas.
  • Reportes adaptables.
  • Administre los roles y funciones de acuerdo a sus necesidades.

Maximice el valor de su información con nosotros y transfórmela en una gran ventaja dentro de su sector. Solicite una cotización ahora.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.