El servicio de Back-Office en tiempos de la transformación digital

La transformación digital llegó para cambiar toda una cultura organizacional, planificadora y de sistemas. Por ello, cada vez más, las empresas adoptan procesos en línea, entre ellos, el Back-Office.

El Back-Office es aquella actividad que se relaciona con la gestión interna de una empresa, es decir, de todas las tareas administrativas que se pueden generar dentro de los procesos. Al ser una tarea de gran volumen, la mayoría de las instituciones han decidido optar por digitalizarlo.

La digitalización

Gracias a los avances tecnológicos de los últimos años, y el gran auge que desencadenó la pandemia actual, la transformación digital se volvió una gran área de oportunidad para la productividad de las empresas. No solo es una cuestión de agilizar los procesos internos, sino garantizar una experiencia de usuario única y personalizada, al englobar actividades, gestión y seguimiento de distintas tareas a realizar.

Ventajas de la digitalización

Mejorar estos procesos digitales es fundamental para que las empresas puedan homologar sus núcleos de negocios.

  • Estandarización de procesos generales en una empresa.

No solo con los procesos que se puedan optimizar, sino de forma general con base a la función empresarial donde sea necesario unificar modelos de servicio y soporte.

 

  • Mejorar la eficiencia.

Junto con una empresa especializada en Back-Office, se puede garantizar que los problemas internos y solicitudes se traten de acuerdo a los protocolos establecidos.

 

  • Reducción de gastos.

Como parte de la automatización de estos procesos, es posible disminuir de forma significativa el protocolo manual, el cual puede mejorar el desempeño de una empresa.

 

  • Una mejor colaboración.

La transformación digital del Back-Office ayuda a facilitar los procesos en los grupos internos, mejorando el trabajo colectivo.

 

  • Mejores canales de comunicación.

Este proceso digital puede mejorar la selección de canales de comunicación internos, ya sea a través de correo electrónico, chatbot, etc.

 

  • Gestión óptima de catálogos.

Dentro de las mejores prácticas, se pueden administrar servicios internos de una forma amigable, estos pueden ir desde estrategias de servicio, hasta operaciones determinadas, garantizando que se cumplan los objetivos finales.

El cambio digital

La nube, el internet de las cosas y la inteligencia artificial están revolucionando la gestión de las empresas. Actualmente, el Back-Office necesita estar encaminado a la parte digital, implementando tecnologías que puedan mejorar la gestión de protocolos establecidos, y solo se puede lograr a través del aprendizaje y análisis de datos para funcionar de forma óptima y precisa.

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“Information processing, publication, consultation and management services, data and image transfer to customers in accordance with provisions of the Service Catalogue”.

 

Security Management System for Information that belongs to the company, its employees and customers that is managed by DOCSOLUTIONS throughout its lifecycle, including the processes of inventory creation, data base development, analysis and validation, software development, imaging, dynamic physical and electronic document and records management and storage, documents destruction, receivables transferring to third parties, implementation of customized document management processes; backup tape storage and rotation, promotional material management and fulfillment, as well as the inherent subprocesses, activities and products involved and derived from these processes” managing under statement
of applicability SOP-FO-32 Rev. 2 dated 2/NOV/2020.

“Processes for the administration, custody, organization, debugging, inventory and destruction of files and documents; hard and electronic copies of files management; dynamic files and documents; digitization and electronic administration of documents; development, analysis and validation of databases; systems design and development; delivery and reception of portfolio support documents; implementation of individualized document management processes; administration of computer tape and disk backups; advertising materials administration, as well as sub-processes and products or services derived thereof”.

 

“Servicios de procesamiento, publicación, consulta y administración de información, transferencia de datos e imágenes a clientes de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Servicios”.

“La información propiedad del cliente, de la empresa o datos personales de sus trabajadores que se administre bajo responsabilidad de DOCSOLUTIONS en los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos. Administrado bajo la declaración de aplicabilidad SOP-FO-32 Rev. 2 de fecha 2/NOV/2020.

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“Los procesos de administración, guarda y custodia, organización, depuración, inventariado y destrucción de archivos y documentos, administración física y electrónica de archivos, expedientes y documentos dinámicos, digitalización y administración electrónica de documentos, desarrollo, análisis y validación de bases de datos, diseño y desarrollo de sistemas, entrega y recepción de documentos soporte de cartera, implementación de procesos individualizados de gestión documental, administración de respaldos de cintas y discos de cómputo, administración de materiales promocionales, así como los subprocesos y productos o servicios que se deriven de ellos”.